Od kilku miesięcy jestem szefem kliku osobowego zespołu. Znam dobrze specyfikę pracy menedżera, staram się na bieżąco dokształcać pozyskując niezbędne kompetencje.  Natomiast mam problem z przekazywaniem zadań podwładnym. Staram się zlecać zadania w sposób zrozumiały i jasny, podwładni potwierdzają, że zrozumieli zadanie, natomiast kiedy sprawdzam jakość jego wykonania, to okazuje się, że wykonane zadanie znacznie odbiega od tego co przekazywałem podwładnym. Co w tej sytuacji robić? Jak podnieść skuteczność realizacji zadań przez moich podwładnych?

Podstawową i zasadniczą rolą kierownika jest realizowanie wyznaczonych celów, czyli przede wszystkim osiąganie określonego poziomu wydajności i jakości zadań i osiąganie celów w ustalonym czasie. Kierownik musi przekazać część zadań podległym pracownikom tak, aby zespół wiedział, co, w jaki sposób i w jakim czasie ma wykonać. Aby przekazywać zadania skutecznie, menedżer powinien wybrać takie narzędzia komunikowania, które spowodowałyby przyjęcie polecenia i jego wykonanie w sposób zamierzony i celowy. Często zdarza się, że po przekazaniu zadania pracownikowi, zostaje ono wykonane w części lub w całości niewłaściwie, niezgodnie z intencją kierownika.

Przed przekazaniem zadania szef zespołu powinien zadać sobie kilka pytań:

  • Jaki cel zamierzam osiągnąć?
  • Jakie zadania są do wykonania?
  • Do kiedy mają być wykonane?
  • Kto to zadanie wykona w sposób optymalny (najlepszy z możliwych, zgodnie z założeniami)?
  • Kto do wykonania zadania posiada odpowiednie kompetencje?
  • Jakich zasobów (materiałów, informacji, narzędzi) wyznaczony do tego zdania pracownik będzie potrzebował?
  • Jakie będą mierniki wykonania zadania? (np. normy jakościowe, ilościowe)?

Odpowiedzi na powyższe pytania pomogą menedżerowi dobrze dobrać pracownika lub ich zespół do specyfiki zadania, ograniczyć ryzyko niewykonania planu, uporządkować w sposób procesowy wiedzę na temat wykonywanego zadania, określić mocne i słabe strony na drodze do osiągnięcia celu jakim jest końcowy rezultat.

Jak dobrać pracownika/-ów  do zadania

Przydzielając zadania pomiędzy poszczególnych pracowników kierownik powinien uwzględnić ich możliwości, doświadczenie i zdolności. Warto wziąć też pod uwagę ich dotychczasowe zaangażowanie w pracę, cechy osobowe np. opanowanie, dokładność, koleżeńskość, temperament, doświadczenie na stanowisku pracy, relacje z kolegami w zespole. Pracownik, który od swojego przełożonego otrzyma zadanie i jest w stanie dobrze się z niego wywiązać, odczuwa satysfakcję, to z kolei buduje jego lojalność i wdzięczność dla przełożonego oraz przekonanie, że praca go rozwija.

Podwładni zazwyczaj są na różnym etapie rozwoju zawodowego, dlatego przydzielając zadanie menedżer powinien wziąć pod uwagę poniższe rady:

  1. Niektórzy pracownicy to nowicjusze, którzy pracują w firmie od niedawna. Nie mają jeszcze odpowiednich kwalifikacji i umiejętności do wykonania swojej pracy, nie posiadają też właściwej motywacji. Dla tej grupy należy stosować instrukcje, szczegółowe polecenia i liczne wskazówki (co i jak?).
  2. Do drugiej grupy zaliczyć można takich pracowników, którzy nabyli już część wiedzy i umiejętności i są zmotywowani do pracy. Tych pracowników kierownik nadzoruje w wykonywaniu poleceń, wyjaśnia swoje decyzje, dopuszcza sugestie i propozycje rozwiązań, ale decyzje podejmuje nadal sam.
  3. W następnej grupie są pracownicy, którzy posiedli potrzebną na stanowisku wiedzę i umiejętności, natomiast wyraźnie obniżyła się ich motywacja do działania. W tym przypadku kierownik pozwala im samodzielnie rozwiązywać problemy (np. konflikty ze współpracownikami), nie dając żadnych gotowych scenariuszy.
  4. I w końcu ostatnia grupa pracowników, którzy posiadają już wysokie kompetencje do wykonywania powierzonych zadań i również wysoką motywację (uznają, że ta praca i ta firma najbardziej im odpowiadają). Kierownik w tym przypadku pozostawia pracownikowi podejmowanie decyzji i przekazuje odpowiedzialność za rozwiązanie problemów.

Procedura przekazywania zadań

Aby w trakcie podziału pracy nie działać rutynowo i nie dać sobie „wejść na głowę” – nie oddać całkowicie inicjatywy w ręce pracowników oraz nie przestać panować nad przekazywaniem i egzekwowaniem zadań, kierownik powinien postępować zgodnie z procedurą przekazywania zadań zaczynając od precyzyjnego określenia celów do zrealizowania. Następnie cel podzielić na kawałki („słonia najlepiej zjeść po kawałku”) czyli zadania składające się na osiągniecie celu. Z podwładnymi należy uzgodnić zakres zadania, tzn. jakie czynności w ramach zadania należy wykonać? Niezbędnym działaniem przy przekazywaniu zadnia jest wyjaśnienie podwładnemu czego się od niego dokładnie oczekuje, schodząc do poziomu dużej szczegółowości. Trudno pracować bez narzędzi i środków umożliwiających wykonanie zadania, dlatego jest to kolejny krok szefa.

Zlecenie podwładnemu działania na rzecz osiągnięcia celu powinno wiązać się z wprowadzeniem skutecznego systemu monitoringu (w trakcie działania) i kontroli (po zakończeniu pracy). Ludzie zaangażowani w realizację celu oczekują, że szef to zauważy i doceni, dlatego ważne jest nagradzanie ludzi, którzy wykonują zadania na zakładanym lub przekraczalnym poziomie wykonania. Przełożony  powinien wykorzystać instrument delegowania wykonania zadań i  uprawnień jako sposób rozwijania możliwości swoich pracowników, a jednocześnie zyskiwania czasu na wykonywanie ważniejszych (podnoszących wartość firmy) zadań.

Nieumiejętne stosowanie się do procedury, bądź pominięcie niektórych elementów może spowodować, że podczas przekazywania zadań pojawią się ze strony pracowników pytania: „Dlaczego to ja mam to zrobić? Teraz nie mam czasu – nie może być później? Czy nie mógł szef wcześniej o tym powiedzieć?”. Dlatego kierownik powinien mocno skupić się na przekazywaniu kolejnych czynności:

  • Określić cel rozmowy, sprecyzować, co chce osiągnąć i dlaczego. Jak rozpoznać, że osiągnął swój cel? Z reguły sama zgoda na jego propozycje nie wystarczy, może bowiem stanowić zwykłe potakiwanie, po którym nastąpi ich sabotaż. Celem kierownika jest spowodowanie określonego działania przez pracowników i właśnie na podstawie ich aktywności powinien oceniać, czy osiągnął cel.
  • Przedstawić swoją propozycję jasno i zwięźle. Nie tłumaczyć się, ale wyjaśniać sprawę. Mówić językiem wzbudzającym zaangażowanie! („mogę na Pana liczyć”, „tylko na Panu przy tej robocie mogę polegać”, „Pana zaangażowanie uwzględnię przy ocenie – nagroda, premia, szkolenie, samodzielność, ambitne zadanie, awans).
  • Angażować pracowników pokazując wspólne punkty zainteresowania. Przekazywać swoje wcześniej przygotowane argumenty w sposób pokazujący im konkretne korzyści (zyski). Okazywać przy tym swoje zaangażowanie, zapał i entuzjazm dla sprawy. Kierując dyskusją doprowadzać do podjęcia decyzji lub podejmować ją samemu, upewniając się, że jej przesłanki są zrozumiałe dla pracownika. Odpowiedzieć na każde pytanie!
  • Ustalić razem z pracownikiem plan działania. Przydzielić zadania każdemu pracownikowi.
  • Poprosić pracownika o podsumowanie ustaleń, mówiąc „czy możesz powtórzyć co ustaliliśmy?”

Jakość i skuteczność w przekazywaniu zadań podwładnym można poprawić usprawniając komunikację. Przede wszystkim na bieżąco przekazywać swoim pracownikom wiadomości i informacje o wszelkich zmianach i nowych możliwościach. Niech dowiedzą się tego od kierownika, czyli „z pierwszej ręki”. Niebagatelną sprawą jest używanie prostego, zrozumiałego dla odbiorcy przekazywanej informacji języka. Podwładny nie zawsze przyzna się przełożonemu, że czegoś nie zrozumiał, że treść przekazywanego zadania jest dla niego niezrozumiała, dlatego istotnym jest upewnienie się czy podwładny dobrze to zadanie rozumie (prośba o powtórzenie przekazanej treści przez podwładnego, pytanie o chronologię postępowania w działaniach na rzecz osiągnięcia celu). Menedżer stara się rozpoczynać przekazywanie komunikatu do podwładnego o zadaniu od ogółu (co ma osiągnąć?) do szczegółu (w jaki sposób ma do tego podejść i co po kolei powinno być zrealizowane), od tego co podwładny już wie na ten temat do wyjaśnienia tego czego nie wie. Warto uwzględnić percepcję pracownika w odbieraniu komunikatów od szefa i starać się komunikować zdanie porcjami/etapami we właściwym tempie dopasowanym do tempa mówienia podwładnego. Każdy etap przekazywania zadania należy podsumowywać podobnie jak całość zadania (po pierwsze…, pod drugie…, po trzecie).

Podsumowując, każdy szef zespołu przy przekazywaniu zadań podwładnym powinien pamiętać o powyżej przedstawionych zasadach i odpowiedzialności menedżera w tym zakresie. Do obszarów odpowiedzialności kierownika za właściwe kierowanie procesem przekazywania i egzekwowania zleconych celów i zadań należy:

  1. Planowanie – określenie celów do osiągnięcia, warunków oraz ram czasowych – co ma być zrobione, w jaki sposób i do kiedy. Ustal z pracownikiem co ma do wykonania, za co jest odpowiedzialny i do kiedy ma to wykonać,
  2. Organizowanie – poszukiwanie i pozyskiwanie środków i zasobów niezbędnych do osiągania przyjętych i opłacalnych celów – czym to wykonać. Przekaż pracownikowi aby pobrał z magazynu odpowiednią ilość materiałów i środków, które wykorzysta do wykonania zadania,
  3. Kierowanie – aktywne powodowanie, aby ludzie których kierownik ma do dyspozycji, osiągali stawiane przed nimi cele i realizowali zadania w sposób optymalny – jak motywować, wspierać, oceniać pracowników i delegować zadania. Chwal pracownika za jakość, sprawność, szybkość i oszczędność w realizacji powierzonego jemu zadania.
  4. Monitoring i kontrola – weryfikowanie postępów służące do  bieżącego i długofalowego reagowania na odstępstwa. Ustal z pracownikiem, że na bieżąco będziesz monitorował wykonywane przez niego zadanie, aby sprawdzić na ile plan jest zbieżny z realizacją. Ustal na jakim etapie pracy pracownik się obecnie znajduje. Zobliguj pracownika, aby codziennie pod koniec pracy zrelacjonował tobie na jakim etapie wykonania zadania obecnie się znajduje i jasno zakomunikował, czy dostrzega zagrożenia dla terminu i jakości wykonania zdania (jeśli tak, to wspólnie z pracownikiem opracuj plan naprawczy). Po zakończeniu zadania wspólnie z pracownikiem oceń w jakim stopniu rezultat końcowy jest spójny z planem.

Jestem przekonany,  że stosowanie powyższych zasad i wskazówek ułatwi i pomoże Panu kierować podwładnymi i podniesie poziom osiągania celów przez podwładnych i wykonywania w związku z tym zdań oraz podniesie Pana satysfakcje na wyższy poziom. Życzę Panu sukcesów w kierowaniu zespołem.

Autor: Zygmunt Dolata – Trener AVENHANSEN