Faktura VAT – każdy doskonale kojarzy ten dokument. Czy jednak wszyscy wiedzą o szczegółach z nim związanych? Faktura to w skrócie dokument sprzedaży, pewien rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji. Dane te są ściśle określone i muszą być zawarte w każdym z egzemplarzy. Do tych danych zaliczają się: dane identyfikujące dokument takie jak numer i data wystawienia , strony kupna-sprzedaży czyli sprzedawca i nabywca, specyfikacja przedmiotu transakcji, nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość czy też dane do rozliczenia obowiązujących podatków. Zatem faktura VAT to szczególny rodzaj faktury, którą wystawiają płatnicy podatku VAT. Według obowiązującego w Polsce prawa, faktura VAT powinna zawierać wszystkie wymienione powyżej dane. Bez nich, egzemplarz dokumentu jest nieprawidłowo wypełniony i nie może pełnić swojej funkcji.

Faktura VAT wystawiona być powinna w minimum dwóch egzemplarzach (kopia i oryginał). Tradycyjnie faktura VAT wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura). Faktura elektroniczna to po prostu dokument sporządzony w wersji elektronicznej, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną. Od 01.01.2011 obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, a konkretnie dotyczących zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Rozporządzenie to jest bardziej liberalne, niż poprzednie, ponieważ pozostawia podatnikowi swobodę w zakresie sposobu zapewnienia autentyczności i integralności e-faktury. Zaletą tej metody, czyli wybrania e-faktury, jest możliwość rozliczenia się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Dodatkowo, co jest zgodne z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego, faktura przesłana w formie elektronicznej a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej. Nie bez znaczenia są w tym momencie też inne korzyści wynikające z używania nowocześniejszych rozwiązań. Do kilku z nich z pewnością należą:

Oszczędność czasu i energii – wszyscy wiedzą i znają z doświadczenia, jak działa poczta. Czasami przesyłki idą dłużej niż powinny. Zresztą, nawet typowy czas dostarczenia jest dosyć długi. Zwłaszcza w porównaniu do wysyłania e-faktury drogą elektroniczną. Zysk na czasie jest w tym momencie ogromny.

Znacznie większa terminowość oraz wzrost bezpieczeństwa dostarczenia przesyłki – kolejny aspekt wynikający ze sposobu i idącej z nim jakości w dostarczeniu przesyłki. Dzięki poczcie elektronicznej znika niebezpieczeństwo niedostarczenia faktury. Mniejszy stres wynikający z martwienia się o swoją przesyłkę.


Wygoda przechowywania i archiwizowania starszych dokumentów
– faktura elektroniczna nie zajmuje tyle miejsca co faktura papierowa, poza tym można ją przejrzeć w dowolnej chwili (na swoim komputerze lub wysyłając zapytanie do jej wystawcy). O wiele łatwiej jest ją też archiwizować, co przy współczesnych sposobach nie sprowadza się wyłącznie do nagrania ich na płyty(napędy zewnętrzne pod postacią dysków twardych lub też niezależne serwery przechowujące duże ilości danych całkowicie za darmo to tylko dwa sposoby).

Jeszcze w 2007 w Polsce, faktury elektroniczne były stosowane raczej w niewielkim zakresie – jak wynikało z przeprowadzonych ankiet wśród osób wystawiających ten dokument, tylko 7% nabywców otrzymywało a 3% sprzedawców wysyłało tego typu rozliczenia. Inaczej sytuacja prezentuje się w innych Państwach członkowskich. W krajach UE, zwłaszcza które zrezygnowały z bezpiecznego podpisu elektronicznego, e-faktury są wykorzystywane w znacznie większym stopniu – w Danii ponad 2/3 wszystkich faktur w obrocie to faktury elektroniczne, Szwecja i Finlandia dzięki przejściu administracji publicznej na fakturowanie elektroniczne spodziewają się oszczędności rzędu 365 milionów euro rocznie. U nas zaufanie do tego typu formy sporządzania i przesyłki faktur zwiększa się systematycznie, co jednak nie ustępuje w dalszym ciągu miejsca tradycyjnej, papierowej formy wystawiania faktury  VAT.

Wszyscy chyba pamiętają dzień 1 stycznia 2011 roku. I nie chodzi tu o Noworoczne postanowienia. Był to dzień, kiedy podstawowa składka VAT wzrosła z 22 proc. do 23 proc. Ustawa okołobudżetowa, którą podpisał prezydent Bronisław Komorowski zakłada również, że od grudnia 2013 roku obowiązywać zaczną aż trzy nowe stawki VAT: 5 proc.,8 proc. i 23 proc. Resort finansów tłumaczy, że podatek musiał wzrosnąć z uwagi na obecny niekorzystny stan finansów publicznych i stwierdzony deficyt strukturalny. Co ta zmiana niesie ze sobą? Przede wszystkim, zmiana stawek podatku VAT wiąże się ze sporymi komplikacjami. Odnosi się to do przedsiębiorców prowadzących właściwie działalność każdego rodzaju, bez wyraźnego odstępstwa. Jak można wyczytać spośród różnych opinii ekspertów, przedsiębiorcy, którzy mają np. podpisane długoterminowe umowy np. handlowe powinni ze wszystkimi swoimi kontrahentami podpisać aneksy do sporządzonych wcześniej umów, w których zaznaczona będzie nowa stawka podatku. Może to w przyszłości pomóc, gdyż takie działanie z pewnością wykluczy problemy lub niejasności podczas ewentualnej kontroli skarbówki.

Faktury VAT to istotne dokumenty z punktu widzenia obu stron danej transakcji. Profesjonalne podejście do kwestii ich przygotowania i archiwizowania to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Istnieją na runku firmy którym można zlecić korektę wystawianych faktur. Lecz czy nie lepiej i oszczędniej posiadać pracownika, który odpowiednio zajmie się tym zadaniem?


Szkolenia z finansów