Zastanawiając się nad różnymi rodzajami pracowników, jakich możemy na co dzień spotkać w różnych firmach, można zadać sobie pytanie, co jest gorsze – pracownik nie zmotywowany i nie zaangażowany  do pracy czy też pracownik zmotywowany, lecz pozbawiony możliwości przełożenia swojego zaangażowania na konkretne działanie. W obu przypadkach mamy do czynienia z problemem braku wyraźniej dyrektywy wychodzącej z góry do osób mających wykonać powierzone zadanie. Posiadanie wiedzy o tym, co wpływa na efektywność pracowników w wykonywanej przez nich pracy, jak i zdawanie sobie sprawy z ograniczeń stojących na drodze do jej poprawy da nam szansę na poprawienie komunikacji z naszymi współpracownikami. Na jakość pracy wpływają też relacje interpersonalne czy nastrój panujący wewnątrz firmy. Zlecając przeprowadzenie badania opinii pracowników w obrębie najważniejszych obszarów funkcjonowania organizacji dajemy sobie szansę na wejście w posiadanie istotnych informacji, mających wpływ zarówno na ponoszone koszta jak i na późniejsze zyski.

Badaniem opinii pracowników zajmują się takie firmy jak Rcs czy Hay Group. Ich zadanie polega na badaniu opinii pracowników i klientów. Ich działalność opiera się na zadawaniu odpowiednich pytań i przekładania uzyskanych odpowiedzi w postaci opinii na konkretne działania. Odpowiednio sformułowane pytania w połączeniu z narzędziami pozwalającymi zrozumieć znaczenie wyników i nadać odpowiedni priorytet działaniom pomagają organizacjom w korzystaniu z potencjału pracujących tam ludzi.

Głównym obszarem działania firm przeprowadzającym badanie opinii wewnątrz firmy wśród zatrudnionych pracowników jest sformułowanie diagnozy dotyczącej danego segmentu organizacji z osobna lub w całościowym kontekście. W pierwszym przypadku dotyczy to wprowadzania konkretnych zmian w firmie lub z innymi istotnymi wydarzeniami. Dzieje się tak, gdyż należy poznać nastroje pracowników które związane są z planowanymi zmianami w danym sektorze. Zazwyczaj jest to kilka pytań poświęconych pewnemu epizodowi z życia organizacji. Najczęściej badania tego typu prowadzi się podczas projektów takich jak zmiana struktur organizacyjnych lub projektów oszczędnościowych. W drugim przypadku badania mają na celu zidentyfikowanie kluczowych obszarów mających bezpośrednie przełożenie na proces angażowania się pracownika w wykonywaną pracę czy przekazanie menedżerom narzędzi które umożliwiają sprawne rozdysponowanie kompetencji i kontrolowanie przebiegu wykonywania pracy.

Ważnym aspektem takich badań jest przeprowadzenie ich z zachowaniem należytej etykiety. Ponieważ anonimowe ankiety wymagają zebrania dodatkowych informacji, typu danych demograficznych czy długości stażu  w pracy, należy zachować dużą ostrożność by nie naruszyć zasad anonimowości. Gdy dane uzyskane z przeprowadzonej ankiety są już dostępne, nadchodzi czas interpretacji wyników i sformułowania wniosków. Pracodawca powinien myśleć w kontekście długoterminowym, a więc nie może stronić od przełożenia uzyskanych wyników na konkretne działania. Dzieje się bowiem tak, że niektóre firmy poprzestają na zdiagnozowaniu konkretnych obszarów organizacji i nie przekuwają zdobytej wiedzy na innowacyjne rozwiązania. Ich postępowanie znajduje się na przeciwległym biegunie motywacji kierującej ich pierwotnie do zlecenia badań opinii wśród swoich pracowników. Kontekst długoterminowy oznacza wdrożenie w dane sekcje firmy działań poprawiających ich funkcjonowanie. Należy do tego stworzenie warunków rozwoju pracowników (szkolenia, kursy, studia),  zmniejszenie czynnika powodującego dużą rotację pracowników, przekazywanie informacji zwrotnych dla kierownictwa i bezpośrednich przełożonych.

Następnie rodzi się pytanie, czy uzyskane na drodze badań opinii pracowników informacje powinny być im ujawnione i przedyskutowane. Prawdopodobnie jedyną gorszą od prawdziwej informacji może być ta wywnioskowana przez samych pracowników na wskutek braku odzewu ze strony kierownictwa. Niepewność jaka wtedy ma miejsce i odczuwalny brak zaufania do pracownika ze strony pracodawcy jest gorsza od najgorszej z możliwych informacji powstałej z wniosków wyciągniętych z wyników badań. Powodem braku komunikacji pomiędzy górą a pracownikami może być strach przed ujawnieniem słabych stron firmy, lub brak uświadomionej potrzeby ujawnienia pracownikom wyników przeprowadzonej wśród nich anonimowej sondy. Propozycje zmian powinny być uzgadniane z osobami na które wpływ będą miały lub z zespołami przedstawicieli pracowników. To przy ich udziale kierownictwo może ustalić rozwiązania problemów dogodnych dla obu stron.

Komunikacja o charakterze „góra – dół” powinna występować w każdym obszarze funkcjonowania organizacji. Menedżer posiada niezbędne narzędzia umożliwiające sprawną komunikację z pracownikami obecnie wykonującymi powierzone zadania, i stosować je powinien również w czasie, gdy któryś z pracowników opuszcza firmę. Ta forma komunikacji ma bardzo istotne znaczenie dla poznania i zrozumienia przyczyn, dla których pracownicy decydują się opuścić firmę i zmienić pracodawcę. Wielu pracodawców posiada ten problem – wydają dodatkowe pieniądze ze względu na rotację personelu. Wywiady z odchodzącymi pracownikami pozwalają zebrać cenne informacje dotyczące przede wszystkim tych obszarów funkcjonowania firmy, z których pracownicy są niezadowoleni. Zdiagnozowanie przyczyn dla których odchodzą kolejne osoby z naszego przedsiębiorstwa pozwoli zaplanować działania które skierowane będą na ich naprawienie.

Firma przeprowadzająca zlecone badania w naszym przedsiębiorstwie pozwoli nam spojrzeć na relacje interpersonalne pomiędzy pracownikami tego samego szczebla oraz na to, jak pracownicy oceniają swoich bezpośrednich przełożonych. Pomaga to w rozwiązywaniu istniejących konfliktów jak i na zapobieganie tym, do których jeszcze nie doszło, ale pewne symptomy wskazują na występowanie niejasnej sytuacji pomiędzy poszczególnymi osobami u nas zatrudnionymi. Jak wspominałem na początku, środowisko w jakiej wykonywana jest praca przekłada się na jakość jej wykonania. Zaangażowanie i możliwość jego przełożenia  na konkretne działania jest uwarunkowane tym, jak pracownik czuje się na danym stanowisku, czy nie jest powierzana mu nieodpowiednia ilość obowiązków w porównaniu z pozostałymi członkami zespołu, lub czy komunikacja pomiędzy nim a przełożonym przebiega w odpowiedni sposób. Firma badająca opinię pracowników sprawdzi poziom satysfakcji pracowników z wypełniania powierzonych zadań, przeanalizuje style i sposoby komunikacji oraz relacje interpersonalne. Posiadając taką wiedzę możemy zapobiegać niechcianym sytuacjom zamiast naprawiać je wtedy, gdy jest już na to za późno.

Zbliżając się do końca chciałem jeszcze napisać o roli, jaką spełniają spotkania z pracownikami. Przeważnie mają one charakter roboczy, przeprowadzane z bezpośrednimi przełożonymi. To na nich pracownik dowiaduje się najważniejszych informacji o kolejnych projektach, wynikach firmy, planach na przyszłość czy o innych ważnych dla firmy wydarzeniach. Różniące się charakterem spotkania najwyższego kierownictwa z pracownikami z jednoczesnym pominięciem jednego szczebla zarządzania mają na celu zdiagnozowanie problemów z komunikacją „góra – dół” (specjalnie na spotkanie nie zaprasza się bezpośrednich przełożonych, gdyż to właśnie ich pracę poddaje się pod dyskusję). Pracownik powinien czuć, że praca jaką wkłada każdego dnia w dany projekt lub przedsięwzięcie jest ważna i istotna dla losów całej firmy, dlatego jego uwagi powinny zawsze być odbierane z należytym szacunkiem, bez bezpośredniej krytyki pomysłów lub stylu wypowiedzi.


Szkolenie: Zarządzanie Zasobami Ludzkimi (ZZL) – praktyczny przewodnik